Questions fréquentes

Suivez l'ordre naturel : créez d'abord un propriétaire (vous-même, un couple ou une société) dans « Propriétaires », puis votre logement dans « Biens » (avec ses pièces et éléments si vous souhaitez réaliser vos états des lieux dans l'application). Ajoutez ensuite votre locataire dans « Locataires », puis créez le bail dans « Baux ». Les appels de loyer seront ensuite générés automatiquement chaque mois.

Bauxea est entièrement gratuit pendant sa phase de lancement, sans carte bancaire. Un abonnement sera mis en place ultérieurement : il sera annoncé à l'avance, avec un préavis raisonnable, pour que chacun puisse décider en toute connaissance de cause.

Un appel de loyer est généré automatiquement le 1ᵉʳ de chaque mois pour chaque bail actif. Dès que vous enregistrez le paiement complet, la quittance est créée et envoyée par email à votre locataire. Vous pouvez aussi créer une quittance manuellement : elle reste en brouillon, modifiable, et reçoit son numéro définitif au moment de sa validation. Chaque document peut être consulté à l'écran avant d'être téléchargé ou imprimé.

Tant qu'une quittance validée n'a été ni envoyée ni payée, le bouton « Rouvrir » la repasse en brouillon pour la corriger — elle conserve son numéro. Une fois envoyée ou payée, elle est verrouillée afin de garantir une numérotation continue et fiable, sans document manquant.

Bauxea récupère automatiquement les indices publiés par l'INSEE (IRL pour l'habitation, ILC pour les baux commerciaux, ILAT pour les baux professionnels, ICC pour certains baux anciens). À la date anniversaire du bail, la révision est proposée dès que l'indice nécessaire est publié, mais elle n'est jamais appliquée sans votre validation. Une fois appliquée, votre locataire en est informé par email et la révision est conservée dans l'historique du bail.

C'est normal : l'indice de référence est le dernier indice publié à la date de signature, et non celui du trimestre en cours. L'INSEE publie chaque indice plusieurs semaines après la fin du trimestre (mi-janvier, mi-avril, mi-juillet, mi-octobre pour l'IRL). Un bail signé fin avril a donc pour référence l'IRL du 4ᵉ trimestre de l'année précédente ou du 1ᵉʳ trimestre selon la date exacte, pas celui du 2ᵉ trimestre. Si votre bail mentionne un indice précis, vous pouvez le saisir manuellement : Bauxea vous signalera s'il diffère du dernier indice publié à cette date.

Non. Depuis la loi Climat et Résilience, le loyer des logements classés F ou G ne peut plus être augmenté, ni lors de la révision annuelle, ni au renouvellement ou à la relocation. Lorsque la classe DPE (énergie ou gaz à effet de serre) renseignée sur votre bien est F ou G, Bauxea bloque automatiquement la révision et vous l'indique clairement.

Créez le bail avec sa date de signature d'origine et le loyer actuellement pratiqué, puis indiquez la date de la dernière révision effectuée par l'ancien propriétaire. Bauxea retrouvera l'indice de référence correspondant et calculera correctement les prochaines révisions. Si le bail mentionne un indice précis, vous pouvez aussi le saisir directement.

Oui. Lors de la création d'un bail, choisissez son régime : habitation (nu ou meublé), commercial ou professionnel. L'indice de révision adapté est proposé automatiquement (ILC pour le commercial, ILAT pour le professionnel), et reste modifiable si votre bail en prévoit un autre.

Bauxea fonctionne avec un bail par chambre : chaque colocataire dispose de son propre bail, de ses quittances et de son état des lieux. Pour les parties communes (cuisine, salle de bain, jardin…), vous pouvez réaliser un état des lieux dédié, d'entrée et de sortie, signé par l'ensemble des colocataires concernés.

Enregistrez vos dépenses réelles dans « Charges » et répartissez-les entre vos locataires. Depuis la page Charges, le bouton « Régularisation » compare, pour un bien et une période de votre choix, les provisions encaissées et les charges réelles : vous voyez immédiatement le trop-perçu ou le rappel dû pour chaque locataire. Une régularisation validée est conservée pour éviter de compter deux fois les mêmes charges.

Sur la fiche de chaque bien, la section « Documents obligatoires » accueille le DPE, l'ERP, le constat plomb, les diagnostics électricité et gaz, ou tout autre document. Renseignez leur date de validité pour être alerté avant expiration. Ces documents sont automatiquement consultables par vos locataires depuis leur espace.

Depuis la fiche d'un bail, cliquez sur « Inviter le locataire » : il reçoit un email avec un lien sécurisé pour créer son compte. Dans son espace, il consulte son bail, ses quittances, ses états des lieux et les documents du logement, et peut vous écrire via la messagerie. Il n'a accès qu'aux informations qui le concernent.

Pour protéger votre historique de gestion, Bauxea empêche la suppression d'un élément encore utilisé ailleurs : un locataire rattaché à un bail, un bail comportant des quittances, un bien avec des baux ou des charges… Pour mettre fin à un bail, décochez simplement « Bail actif » dans sa modification : il reste consultable dans votre historique.

Oui. Lors de la création d'un propriétaire, vous pouvez choisir une personne seule, un duo (couple, indivision) ou une forme sociétaire (SCI à l'IR, SCI à l'IS, SARL, SAS…), et renseigner le SIRET, le nom de la société et, si besoin, votre numéro de TVA intracommunautaire. Le nom de la société apparaît alors sur vos documents.

Oui. Vos données sont hébergées en France, les connexions sont chiffrées (SSL) et l'accès à votre compte est protégé par mot de passe et vérification d'email. Vous êtes prévenu par email en cas de tentatives de connexion suspectes sur votre compte. Seuls vous et les locataires que vous invitez peuvent accéder aux informations de vos biens et baux.

L'import automatique n'est pas encore disponible. La saisie manuelle de vos biens, locataires et baux reste rapide grâce aux formulaires guidés. Si vous avez un volume important de données à reprendre, contactez-nous à contact@bauxea.fr.

Elle concerne principalement les bailleurs assujettis à la TVA (par exemple un bail commercial avec option pour la TVA). Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l'obligation d'émettre s'applique aux grandes entreprises et ETI depuis cette date, puis aux PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1ᵉʳ septembre 2027. Bauxea permet déjà d'exporter vos documents au format Factur-X pour votre comptable ou votre plateforme agréée. En cas de doute sur votre situation, rapprochez-vous de votre comptable.